1. Veri Sorumlusunun Kimliği

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, kişisel verileriniz veri sorumlusu sıfatıyla, "Regipass" markası altında ve aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

• E-posta: regipass.product@gmail.com
• Telefon: 0850 888 35 58

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Kategori	Örnek Veriler
Kimlik	Ad, soyad
İletişim	E-posta adresi, telefon numarası
Eğitim/Mesleki	Üniversite, fakülte/bölüm, sınıf/dönem bilgisi
Müşteri işlem	Etkinlik kayıt geçmişi, katılım/check-in kayıtları
Konum	Check-in anındaki anlık konum verisi (tek seferlik)
İşlem güvenliği	IP adresi, cihaz bilgisi, oturum/log kayıtları, şifre (şifrelenmiş)
Görsel/İşitsel (varsa)	Profil fotoğrafı (Kullanıcı tarafından yüklenmişse)
Diğer	Sertifika verileri (katılım kriterleri, tarih, unvan bilgisi)

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Üyelik/hesap oluşturma ve kimlik doğrulama;
• Etkinlik keşfi, kayıt ve check-in hizmetlerinin sunulması;
• Check-in anında konum doğrulaması yapılması;
• Katılım sertifikalarının otomatik olarak oluşturulması ve Kullanıcıya sunulması;
• İlgili Kulübe, düzenlediği Etkinliğe kayıt olan/katılan Kullanıcıların listesinin ve katılım verilerinin sağlanması;
• Kullanıcıya hesap, etkinlik, güvenlik ve hizmet güncellemelerine ilişkin bildirim (e-posta/SMS) gönderilmesi;
• Platform güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi;
• İstatistiksel analiz, hizmet kalitesinin ve kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi;
• (Açık rızanıza bağlı olarak) ticari elektronik ileti gönderilmesi;
• (Açık rızanıza bağlı olarak) kişisel verilerinizin iş ortağı olmayan üçüncü kurum ve kuruluşlarla ticari/pazarlama amaçlı paylaşılması.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK m.5/2 kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• Sözleşmenin kurulması/ifası: Üyelik, etkinlik kaydı, check-in ve sertifika hizmetlerinin sunulabilmesi için gerekli olması;
• Hukuki yükümlülük: Mevzuattan doğan saklama, bildirim ve ibraz yükümlülüklerinin yerine getirilmesi;
• Meşru menfaat: Platform güvenliğinin sağlanması, dolandırıcılık ve kötüye kullanımın önlenmesi, temel istatistiksel analiz;
• Açık rıza: Yurt dışına aktarım niteliğindeki bazı transferler, üçüncü kurumlarla ticari paylaşım, pazarlama amaçlı ticari elektronik iletiler için ayrıca ve açıkça alınan rızanız.

5. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Taraflar ve Amaçları

5.1. İlgili Kulüpler. Bir Etkinliğe kayıt olduğunuz anda, ad-soyad, üniversite/bölüm bilgisi, iletişim bilgisi ve check-in verileriniz, yoklama takibi ve sertifika süreçlerinin yürütülmesi amacıyla yalnızca o Etkinliği düzenleyen Kulüp ile paylaşılır. Bu paylaşım, sözleşmenin ifası için gereklidir ve ayrıca bir açık rıza gerektirmez.

5.2. Hizmet Sağlayıcılar (Veri İşleyenler). Verileriniz, Platform'un teknik altyapısını sağlayan hizmet sağlayıcılarla paylaşılabilir. Bu kapsamda verileriniz Google Firebase altyapısı üzerinden Frankfurt, Almanya'da bulunan sunucularda barındırılmaktadır. Hesabınızla ilgili bilgilendirme e-postaları (şifre veya e-posta değişikliği uyarıları, katılım belgesi bildirimleri, iletişim formu yanıtları) Avrupa Birliği'nde yerleşik e-posta hizmet sağlayıcısı Brevo (Sendinblue SAS, Fransa) aracılığıyla gönderilir; bu amaçla yalnızca e-posta adresiniz, adınız ve e-postanın içeriği Brevo ile paylaşılır.

5.3. Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları. Hukuki yükümlülüklerimiz kapsamında, yetkili mahkeme, savcılık, kolluk kuvvetleri ve diğer kamu kurumlarının usulüne uygun talepleri doğrultusunda.

5.4. (Açık rızanıza bağlı olarak) Üçüncü Kurum ve Kuruluşlar. Reklam, pazarlama, araştırma veya iş geliştirme amacıyla iş ortağı olmayan üçüncü kurum ve kuruluşlarla paylaşım, yalnızca ayrı olarak alınan açık rızanız bulunması hâlinde yapılır. Bu rızanızı dilediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.

5.5. Ücretli Etkinliklerde Kulüp İletişim Bilgisinin Gösterilmesi. Ücretli bir Etkinliğe kayıt olmanız hâlinde, ilgili Kulüp yetkilisinin Platform'a girdiği iletişim bilgileri tarafınıza gösterilir.

6. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması

6.1. Platform'un teknik altyapısı gereği kişisel verileriniz, Google'ın Frankfurt, Almanya'daki veri merkezlerinde (Avrupa Birliği sınırları içinde) barındırılmaktadır. Bu, KVKK m.9 kapsamında bir yurt dışına veri aktarımı teşkil eder.

6.2. Bu aktarım, Platform'un teknik altyapısının ayrılmaz bir parçasıdır. Bu nedenle bu aktarım, açık rızaya bağlı olmayan temel hizmetlerin bir parçası olarak, Platform'a kaydolurken işbu Aydınlatma Metni'ni onaylamanızla birlikte gerçekleşir. Verilerinizin yurt dışında barındırılmasını kabul etmek istemiyorsanız, Platform'u kullanmamanız gerekir.

7. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, ilgili amaç için gerekli olan süre boyunca ve hesabınızın aktif olduğu süre boyunca ve hesap kapatıldıktan sonra makul bir süre saklanır; bu sürenin sonunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Onay kayıtları (onay zamanı, onaylanan metin sürümü, IP/cihaz bilgisi), olası bir uyuşmazlıkta ispat amacıyla, hesap kapatıldıktan sonra da 10 yıla kadar ayrıca saklanabilir.

8. Ticari Elektronik İletiler

Kampanya, duyuru veya üçüncü taraf teklifleri niteliğindeki ticari elektronik iletiler, 6563 sayılı Kanun ve İYS mevzuatı uyarınca yalnızca ayrıca alınan onayınıza istinaden gönderilir. Onayınızı dilediğiniz zaman İYS üzerinden veya iletideki "vazgeç" bağlantısı yoluyla ücretsiz olarak geri alabilirsiniz.

9. Veri Sahibinin Hakları (KVKK m.11)

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, Veri Sorumlusuna başvurarak:

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde/dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK m.7'de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme/silme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

10. Başvuru Yöntemi

Yukarıdaki haklarınızı kullanmak için taleplerinizi, kimliğinizi tevsik edici belgelerle birlikte regipass.product@gmail.com adresine e-posta ile veya Merkez Mahallesi, Kağıthane/İstanbul adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurularınız, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.

AÇIK RIZA METNİ

Aşağıdaki maddeler, işbu KVKK Aydınlatma Metni'ni kabul etmenizle zaten alınmış olan zorunlu onaydan (madde 6 — yurt dışında barındırma) farklı ve bağımsızdır. Aşağıdaki her bir madde ayrı ayrı onayınıza sunulur ve varsayılan olarak işaretsizdir. Bir maddeyi onaylamamanız, Platform'un temel işlevlerinden (üyelik, etkinlik kaydı, check-in, sertifika) yararlanmanızı engellemez.

Yukarıda yer alan REGIPASS KVKK Aydınlatma Metni'ni okuduğumu ve anladığımı beyan ederim. Bu kapsamda:

• Kişisel verilerimin, işbu metnin 5.4. maddesinde açıklandığı üzere, reklam/pazarlama/iş geliştirme amacıyla iş ortağı olmayan üçüncü kurum ve kuruluşlarla paylaşılmasına açık rızam vardır.
• Tarafıma ticari elektronik ileti (kampanya, duyuru, indirim, üçüncü taraf teklifleri) SMS ve/veya e-posta yoluyla gönderilmesine açık rızam vardır.

Not: Yukarıdaki her bir onay, ilgili ayarlar menüsünden veya regipass.product@gmail.com adresine yazılı başvuru ile dilediğiniz zaman, geriye dönük etkisi olmaksızın geri çekilebilir.

1. Identity of the Data Controller

Under Law No. 6698 ("KVKK"), your personal data is processed by, not a company but an individual, under the "Regipass" brand, as described below.

• Email: regipass.product@gmail.com
• Phone: +90 850 888 35 58

2. Categories of Personal Data Processed

Category	Example Data
Identity	Full name
Contact	Email address, phone number
Education/Occupation	University, faculty/department, class year
Transaction	Event registration history, attendance/check-in records
Location	Momentary, single-instance location data at check-in
Security	IP address, device information, session/log records, password (encrypted)
Visual (if provided)	Profile photo (if uploaded by the User)
Other	Certificate data (eligibility criteria, date, title information)

3. Purposes of Processing

• Account creation and identity verification;
• Providing event discovery, registration, and check-in services;
• Verifying your location at the moment of check-in;
• Automatically generating and providing participation certificates;
• Providing the relevant Club with attendance data for attendance management;
• Sending you notifications regarding your account, events, security, and updates;
• Ensuring Platform security, preventing misuse, and fulfilling legal obligations;
• Statistical analysis and improving service quality;
• (Subject to your explicit consent) sending commercial electronic messages;
• (Subject to your explicit consent) sharing your personal data with third-party institutions for marketing purposes.

4. Legal Grounds for Processing

• Performance of a contract: Necessary to provide membership, event registration, check-in, and certificate services;
• Legal obligation: To fulfill retention, notification, and disclosure obligations;
• Legitimate interest: Ensuring Platform security, preventing fraud, basic statistical analysis;
• Explicit consent: For certain transfers abroad, sharing with third-party institutions, and marketing communications.

5. Recipients of Personal Data

5.1. Relevant Clubs. The moment you register for an Event, your name, university/department, contact details, and check-in data are shared only with the Club organizing that Event. This is necessary to perform the Platform's core function and does not require separate explicit consent.

5.2. Service Providers. Your data may be shared with service providers that support the Platform's technical infrastructure. Your data is hosted on servers located in Frankfurt, Germany, via Google Firebase infrastructure. Account-related notification emails (password or email change alerts, certificate notifications, replies to the contact form) are sent through Brevo (Sendinblue SAS, France), an email service provider established in the European Union; for this purpose only your email address, your name and the content of the email are shared with Brevo.

5.3. Competent Public Authorities. In fulfillment of our legal obligations, in response to duly issued requests from competent authorities.

5.4. (Subject to your explicit consent) Third-Party Institutions. Sharing with third-party institutions unaffiliated with Regipass for advertising, marketing, or business development purposes takes place only where you have given separate explicit consent. You may withdraw this consent at any time.

5.5. Display of Club Contact Details for Paid Events. When you register for a paid Event, the contact details entered by the Club's representative are displayed to you.

6. International Data Transfers

6.1. Due to the Platform's technical infrastructure, your personal data is hosted at Google's data centers in Frankfurt, Germany (within the European Union). This constitutes a transfer of data abroad under KVKK Article 9.

6.2. This transfer is an inseparable part of the Platform's technical infrastructure and takes place when you accept this Notice upon registering. If you do not wish to accept your data being hosted abroad, you should not use the Platform.

7. Retention Period

Your personal data is retained for as long as necessary for the relevant purpose and for as long as your account remains active, plus a reasonable period after account closure. Consent records may be separately retained for up to 10 years after account closure to prove that consent was given.

8. Commercial Electronic Messages

Commercial electronic messages are sent only based on your separately obtained consent, in accordance with Law No. 6563 and İYS regulations. You may withdraw your consent at any time, free of charge.

9. Your Rights as a Data Subject (KVKK Art. 11)

• Learn whether your personal data is being processed,
• Request information if it has been processed,
• Learn the purpose of processing,
• Know the third parties to whom your data is transferred,
• Request correction of incomplete or inaccurate data,
• Request deletion or destruction of your data under KVKK Article 7,
• Request that correction/deletion be notified to third parties,
• Object to a result arising solely from automated analysis of your data,
• Claim compensation for damages arising from unlawful processing.

10. How to Submit a Request

You may submit your request, together with identity-verifying documents, by email to regipass.product@gmail.com or in writing to Merkez Mahallesi, Kağıthane/Istanbul, Turkey. Requests are concluded free of charge, within 30 days.

EXPLICIT CONSENT FORM

The items below are separate and independent from the mandatory consent already given by accepting this Data Protection Notice (Section 6 — hosting abroad). Each item below is presented for separate approval and is unchecked by default.

I declare that I have read and understood the REGIPASS Data Protection Notice above. Accordingly:

• I give my explicit consent to my personal data being shared with third-party institutions unaffiliated with Regipass for advertising/marketing/business development purposes, as described in Section 5.4 of this notice.
• I give my explicit consent to receiving commercial electronic messages via SMS and/or email.